Privacyverklaring
1 Algemeen
Deze Privacy Policy is van toepassing op de persoonsgegevens die worden verwerkt via de website en in het kader van de hoofdactiviteiten van de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerkingsverantwoordelijke is GAVRA BV, met zetel te 2440 Geel, Fabriekstraat 16, met ondernemingsnummer BE 0403.771.705, te contacteren via dataprotection@gavra.be.
GAVRA BV hecht veel waarde aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
GAVRA BV houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).
Dit impliceert in ieder geval dat:
- wij uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
- de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- dat wij uw uitdrukkelijke toestemming vragen als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop attent willen maken en deze willen respecteren.
2 Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens waardoor een natuurlijk persoon geïdentificeerd kan worden of identificeerbaar is. Hieronder vallen contactgegevens zoals uw naam en e-mailadres, maar ook gebruiksgegevens van sociale media account, uw IP adres, uw voorkeuren, financiële gegevens, gevoelige gegevens,…
3 Welke persoonsgegevens verwerken wij en voor welke doeleinden doen wij dit?
Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:
| Situering | Omschrijving | Categorie |
|---|---|---|
| Personeelsbeheer | Rekrutering en selectie | Persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, emailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheidsdiensten |
| Hoofdactiviteiten | -Beheer van klanten en leveranciers en alle contacten hieromtrent -Algemeen informeren van klanten en leveranciers -Registratie van bezoekers, bijhouden van een bezoekersregister -Registratie van telefonische contacten |
Persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, emailadres, telefoonnummer), financiële identificatiegegevens, beroepsactiviteiten, identificatiegegevens mbt de huidige betrekking (werkgever, titel, beschrijving functie, graad en andere bijzonderheden) |
| Eigen werking: fiscale en sociale verplichtingen | Algemene boekhouding, het verwerken van inkomende en opmaak van uitgaande facturen | Persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, emailadres, telefoonnummer), financiële identificatiegegevens |
| Commerciële activiteit | Marketing en communicatie activiteiten | Persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, emailadres, telefoonnummer) |
| Beveiliging | Beveiliging | Foto/Beeld, fysieke beschrijving en onderscheidende kenmerken |
Deze persoonsgegevens worden door ons verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
| Situering | Omschrijving | Details | Doel | Verwerkingsgrond |
|---|---|---|---|---|
| Personeelsbeheer | Rekrutering en selectie | Verwerken van persoonsgegevens, adres en andere gegevens in functie van rekrutering, selectie, sollicitaties en elk proces voor een mogelijke aanwerving | Rekrutering en selectie | Noodzaak om te voldoen aan contractuele verplichting |
| Hoofdactiviteiten |
-Beheer van klanten en leveranciers en alle contacten hieromtrent |
Gegevens terug te vinden in de eigen administratieve software, alsook ondersteunende toepassingen en documenten te vinden op de algemene informatica van het bedrijf | Beheer van alle informatie omtrent klanten, leveranciers, netwerk en professionele relaties in ruime interpretatie. | Noodzaak om te voldoen aan contractuele verplichting |
| Eigen werking: fiscale en sociale verplichtingen | Algemene boekhouding, het verwerken van inkomende en opmaak van uitgaande facturen | Elke verwerking welke relateert tot de algemene boekhouding van het bedrijf, inclusief het verwerken van gegevens van inkomende facturen, of het bijhouden van persoonsgegevens met opmaak naar facturen | Algemene boekhouding | Wettelijke verplichtingen |
| Commerciële activiteit | Marketing en communicatie activiteiten | Elke verwerking nav Marketing en Communicatie met oog op bekendmaking van de producten, diensten, promo's, nieuwsberichten en andere communicatie | Marketing en communicatie |
Gerechtvaardigd belang voor klanten Toestemming voor prospecten |
| Beveiliging | Beveiliging | Systeem voor camerabewaking op de terreinen van Gavra | De bescherming van de veiligheid en gezondheid van één of meer natuurlijke personen, de beveiliging van de toegang tot de gebouwen en terreinen en/of de bewaking van zaken die zich in gebouwen of op terreinen bevinden | Gerechtvaardigd belang |
4 Verstrekking aan derden (ontvangers)
Uw gegevens worden steeds vertrouwelijk behandeld, niet verhandeld, verkocht, verhuurd of doorgegeven aan derden buiten de contractuele relatie of een specifieke opdracht.
Om haar diensten te kunnen aanbieden laat GAVRA BV zich mogelijks bijstaan door een selectief aantal verwerkers. Indien zij toegang hebben tot uw persoonsgegevens wordt met hen de nodige garanties bekomen overeenkomstig de GDPR.
Uw persoonsgegevens worden steeds binnen de EU verwerkt.
In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat GAVRA BV uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moet onthullen. GAVRA BV zal in redelijkheid pogen u van tevoren dienaangaande te informeren, tenzij een en ander aan wettelijke beperkingen onderhevig is.
De persoonsgegevens worden door GAVRA BV verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking. Daarna zullen uw gegevens gewist worden of geanonimiseerd.
GAVRA BV kan niet aansprakelijk worden gesteld als de rechtmatige ontvangers van gegevens persoonsgegevens van contacten, klanten of van rechtspersonen aan lokale autoriteiten moeten voorleggen of onveilig behandelen (cf. bv. in het buitenland geldende wettelijke verplichtingen).
Volgende categorieën van ontvangers zijn van toepassing voor de verwerkingen zoals uitgevoerd door GAVRA BV:
| Situering | Omschrijving | Ontvangers |
|---|---|---|
| Personeelsbeheer | Rekrutering en selectie | Externe adviseurs |
| Hoofdactiviteiten | -Beheer van klanten en leveranciers en alle contacten hieromtrent -Algemeen informeren van klanten en leveranciers -Registratie van bezoekers, bijhouden van een bezoekersregister -Registratie van telefonische contacten |
Externe adviseurs, Transporteurs, Verhandelaars en verdelers van de producten verhandeld door Gavra, verzekeraars |
| Eigen werking: fiscale en sociale verplichtingen | Algemene boekhouding, het verwerken van inkomende en opmaak van uitgaande facturen | Overheidsdiensten |
| Commerciële activiteit | Marketing en communicatie activiteiten | |
| Beveiliging | Beveiliging | Overheidsdiensten |
5 Kinderen
Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
6 Bewaartermijn
GAVRA BV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt en hetgeen op grond van de wet is vereist. Naast eventueel wettelijke bewaartermijnen van toepassing verbindt GAVRA BV zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar na het laatste contact.
7 Beveiliging van de gegevens
Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:
- Alle personen die namens GAVRA BV van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- We hanteren technische maatregelen ter bescherming van onze ICT middelen en de data welke er op verwerkt wordt;
- We pseudonimiseren/anonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We evalueren regelmatig de genomen technische en organisatorische maatregelen;
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
8 Uw rechten omtrent uw gegevens
U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat GAVRA BV met uw persoonsgegevens maakt.
8.1 Recht van verbetering, verwijdering en beperking
U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan GAVRA BV. Daarnaast heeft u steeds het recht om GAVRA BV te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde goederen of diensten mogelijks niet leverbaar zijn.
U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.
8.2 Recht van verzet
U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens onder meer voor de verwerking op basis van het gerechtvaardigd belang.
Daarnaast hebt u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing; in dergelijk geval hoeft u zelfs geen redenen op te geven.
8.3 Recht van vrije gegevensoverdracht
U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door u verstrekt zijn aan GAVRA BV in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen.
8.4 Recht van intrekking van de toestemming
Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.
8.5 Uitoefening van uw rechten
U kan uw rechten uitoefenen door GAVRA BV daartoe te contacteren, hetzij per e-mail naar dataprotection@gavra.be, per post naar GAVRA BV, Fabriekstraat 16, 2440 Geel,mits bijvoeging van een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart of een ander document waardoor u kan geïdentificeerd worden. De identificatiegegevens zullen voor geen andere doeleinden gebruikt worden en onmiddellijk gewist na identificatie.
8.6 Automatische beslissingen en profiling
De verwerking van de persoonsgegevens van u omvat geen profiling en zal door GAVRA BV evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.
8.7 Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Dit kan via onze contactgegevens en contactpersoon zoals eerder beschreven in dit document (zie paragraaf 1: Algemeen).
U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: contact@apd-gba.be.
Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.
9 Wijziging privacyverklaring
GAVRA BV behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring op enig moment te wijzigen door kennisgeving hiervan aan gebruikers op deze pagina. We raden u aan om deze pagina vaak te controleren op eventuele wijzigingen. De datum van de laatste wijziging wordt onderaan de pagina aangegeven.
Als een gebruiker bezwaar heeft tegen enige wijziging in het beleid, dient de gebruiker deze website niet verder te gebruiken. Hij kan GAVRA BV verzoeken om de persoonsgegevens te verwijderen. Tenzij anderszins wordt aangegeven, is het op dat moment geldige privacy beleid van toepassing op alle persoonsgegevens die de Verwerkingsverantwoordelijke over gebruikers heeft opgeslagen.
Deze policy werd laatst gewijzigd op 23 november 2020.
