Déclaration de confidentialité
1 Généralités
La présente Politique de confidentialité s’applique aux données à caractère personnel traitées par le biais du site Internet et dans le cadre des activités principales du responsable du traitement. Le responsable du traitement est GAVRA BV, dont le siège social est situé à 2440 Geel, Fabriekstraat 16, inscrite sous le numéro d’entreprise BE 0403.771.705, à contacter via dataprotection@gavra.be.
GAVRA BV attache une grande importance à votre vie privée et à la protection de vos données à caractère personnel.
La présente déclaration de confidentialité fournit des informations claires et transparentes sur la manière dont nous traitons les données à caractère personnel. Nous mettons tout en œuvre pour protéger votre vie privée et traitons par conséquent les données personnelles avec soin.
GAVRA BV se conforme dans tous les cas aux lois et réglementations applicables, y compris le règlement général sur la protection des données (également connu sous le nom de RGPD).
En d’autres termes :
- nous traitons vos données à caractère personnel conformément à la finalité pour laquelle elles ont été fournies. Ces finalités et le type de données à caractère personnel sont décrits dans la présente déclaration de confidentialité ;
- le traitement de vos données à caractère personnel est limité aux seules données nécessaires aux fins pour lesquelles elles sont traitées ;
- nous vous demandons votre consentement explicite si nous en avons besoin pour le traitement de vos données à caractère personnel ;
- nous avons pris les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité de vos données à caractère personnel ;
- nous ne transmettons pas les données à caractère personnel à d’autres parties, sauf si cela est nécessaire à l’exécution des finalités pour lesquelles elles ont été fournies ;
- nous sommes conscients de vos droits concernant vos données à caractère personnel, nous voulons attirer votre attention sur ce point et nous souhaitons les respecter.
2 Que sont les données à caractère personnel ?
Les données à caractère personnel représentent toutes les informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Il s’agit notamment des coordonnées comme votre nom et votre adresse e-mail, ainsi que des informations relatives à l’utilisation de votre compte sur les médias sociaux, votre adresse IP, vos préférences, des informations financières, des données sensibles, etc.
3 Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons et à quelles fins les traitons-nous ?
Nous traitons les données à caractère personnel suivantes :
| Contexte | Description | Catégorie |
|---|---|---|
| Gestion du personnel | Recrutement et sélection | Données d’identification personnelles (nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone), données d’identification délivrées par les autorités publiques |
| Principales activités | - Gestion des clients et des fournisseurs et de tous les contacts connexes - Notifications d’ordre général aux clients et aux fournisseurs - Enregistrement des visiteurs, tenue d’un registre des visiteurs - Enregistrement des contacts téléphoniques |
Données d’identification personnelles (nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone), données d’identification financières, activités professionnelles, données d’identification relatives à l’emploi actuel (employeur, titre, description de la fonction, grade et autres détails) |
| Fonctionnement propre : obligations fiscales et sociales | Comptabilité générale, traitement des factures entrantes et sortantes | Données d’identification personnelles (nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone), données d’identification financières |
| Activité commerciale | Activités de marketing et de communication | Données d’identification personnelles (nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone) |
| Sécurité | Sécurité | Photo/image, description physique et signes distinctifs |
Nous traitons ces données à caractère personnel pour les finalités et les bases légales suivantes :
| Contexte | Description | Détails | Finalité | Base du traitement |
|---|---|---|---|---|
| Gestion du personnel | Recrutement et sélection | Traitement des données à caractère personnel, de l’adresse et d’autres données en fonction du recrutement, de la sélection, des candidatures et de tout processus de recrutement potentiel | Recrutement et sélection | Nécessité de se conformer à une obligation contractuelle |
Principales activités |
- Gestion des clients et des fournisseurs et de tous les contacts connexes |
Les données se trouvent dans le logiciel administratif de l’entreprise. Les applications et les documents justificatifs se trouvent quant à eux dans le système informatique général de l’entreprise | Gestion de toutes les informations sur les clients, les fournisseurs, le réseau et les relations professionnelles au sens large. | Nécessité de se conformer à une obligation contractuelle |
| Fonctionnement propre : obligations fiscales et sociales | Comptabilité générale, traitement des factures entrantes et sortantes | Tout traitement lié à la comptabilité générale de l’entreprise, y compris le traitement des données des factures entrantes, ou la conservation de données à caractère personnel avec mise en page des factures | Comptabilité générale | Obligations légales |
| Activité commerciale | Activités de marketing et de communication | Tout traitement postérieur au marketing et à la communication en vue de la publication de produits, de services, de promotions, de bulletins d’informations et d’autres communications | Marketing et communication |
Intérêt légitime pour les clients Autorisation pour les prospectus |
| Sécurité | Sécurité | Système de surveillance par caméra dans les locaux de Gavra | La protection de la santé et de la sécurité d’une ou de plusieurs personnes physiques, la sécurité de l’accès aux bâtiments et aux terrains et/ou la surveillance des biens à l’intérieur des bâtiments ou sur les terrains | Intérêt légitime |
4 Transfert à des tiers (destinataires)
Vos données seront toujours traitées de manière confidentielle, elles ne seront pas échangées, vendues, louées ou transmises à des tiers en dehors de la relation contractuelle ou d’une commande spécifique.
Afin de pouvoir offrir ses services, GAVRA BV peut être assistée par un certain nombre de sous-traitants. S’ils ont accès à vos données à caractère personnel, ils obtiendront les garanties nécessaires conformément au RGPD.
Vos données à caractère personnel seront toujours traitées au sein de l’UE.
Dans de rares cas, GAVRA BV peut être amenée à divulguer vos données à caractère personnel en vertu d’une décision de justice ou pour se conformer à d’autres lois ou réglementations obligatoires. GAVRA BV s’efforcera raisonnablement de vous informer à l’avance, sauf si cette opération est soumise à des restrictions légales.
Les données à caractère personnel seront traitées par GAVRA BV pendant une période nécessaire aux finalités du traitement. Vos données seront ensuite supprimées ou rendues anonymes.
GAVRA BV ne peut être tenue responsable si les destinataires légitimes des données des contacts, des clients ou des personnes morales doivent soumettre des données à caractère personnel aux autorités locales ou les traiter de manière non sécurisée (par exemple, obligations légales applicables à l’étranger).
Les catégories de destinataires suivantes s’appliquent aux opérations de traitement effectuées par GAVRA BV :
| Contexte | Description | Destinataires |
|---|---|---|
| Gestion du personnel | Recrutement et sélection | Consultants externes |
| Principales activités | - Gestion des clients et des fournisseurs et de tous les contacts connexes - Notifications d’ordre général aux clients et aux fournisseurs - Enregistrement des visiteurs, tenue d’un registre des visiteurs - Enregistrement des contacts téléphoniques |
Consultants externes, transporteurs, concessionnaires et distributeurs des produits commercialisés par Gavra, assureurs |
| Fonctionnement propre : obligations fiscales et sociales | Comptabilité générale, traitement des factures entrantes et sortantes | Services publics |
| Activité commerciale | Activités de marketing et de communication | |
| Sécurité | Sécurité | Services publics |
5 Enfants
Nous ne traitons les données à caractère personnel des personnes de moins de 16 ans que si le consentement écrit a été donné par le parent ou le représentant légal.
6 Durée de conservation
GAVRA BV ne conserve pas les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire pour les besoins pour lesquels elles sont fournies et conformément à ce qui est requis par la loi. Outre les durées de conservation légales applicables, GAVRA BV s’engage à ne pas conserver les données plus de 5 ans après le dernier contact.
7 Sécurité des données
Les mesures techniques et organisationnelles appropriées suivantes ont été prises pour protéger les données à caractère personnel contre les traitements illicites :
- Toutes les personnes qui, au nom de GAVRA BV, peuvent prendre connaissance de vos données, sont tenues d’en respecter la confidentialité.
- Nous utilisons des mesures techniques pour protéger nos ressources TIC et les données qui y sont traitées.
- Nous pseudonymisons/anonymisons et assurons le cryptage des données à caractère personnel le cas échéant ;
- Nous effectuons des sauvegardes des données à caractère personnel afin de pouvoir les récupérer en cas d’incidents physiques ou techniques ;
- Nous évaluons régulièrement les mesures techniques et organisationnelles prises ;
- Nos collaborateurs ont été informés de l’importance de la protection des données à caractère personnel.
8 Vos droits concernant vos données
Vous avez le droit de prendre connaissance de vos données à caractère personnel gratuitement et à tout moment, ainsi que de l’utilisation que GAVRA BV fait de vos données à caractère personnel.
8.1 Droit d’amélioration, de suppression et de limitation
Vous êtes libre de communiquer ou non vos données à caractère personnel à GAVRA BV. En outre, vous avez toujours le droit de demander à GAVRA BV de rectifier, compléter ou supprimer vos données à caractère personnel. Vous reconnaissez qu’en cas de refus de notification ou de demande de suppression des données à caractère personnel, certains biens ou services peuvent ne pas être dispo-nibles.
Vous pouvez également demander à limiter le traitement de vos données à caractère personnel.
8.2 Droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel sur la base d’intérêts légitimes, entre autres.
En outre, vous avez toujours le droit de vous opposer à l’utilisation de données à caractère personnel à des fins de marketing direct ; dans ce cas, vous n’avez même pas à en donner les raisons.
8.3 Droit au libre transfert des données
Vous avez le droit d’obtenir les données à caractère personnel que vous avez fournies à GAVRA BV sous une forme structurée, com-mune et lisible par machine et/ou de les faire transférer à d’autres parties responsables.
8.4 Droit de retrait du consentement
Dans la mesure où le traitement est basé sur votre consentement préalable, vous avez le droit de révoquer ce consentement.
8.5 Exercice de vos droits
Vous pouvez exercer vos droits en contactant à cet effet GAVRA BV, soit par e-mail à l’adresse dataprotection@gavra.be, soit par courrier à GAVRA BV, Fabriekstraat 16, 2440 Geel, à condition de joindre une copie du recto de votre carte d’identité ou d’un autre document permettant de vous identifier. Les données d’identification ne seront pas utilisées à d’autres fins et seront supprimées immédiatement après l’identification.
8.6 Décisions automatiques et profilage
Le traitement de vos données à caractère personnel n’inclut pas le profilage et ne fera pas l’objet de décisions automatisées de la part de GAVRA BV.
8.7 Réclamations
Si vous avez une réclamation à formuler concernant le traitement de vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter directement. Vous pouvez envoyer vos réclamations via nos coordonnées et notre personne de contact comme décrit plus haut dans ce do-cument (voir paragraphe 1).
Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité belge de protection des données (APD), rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Tél. +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail : contact@apd-gba.be.
Ceci est sans préjudice d’un recours devant un tribunal civil.
9 Modification de la déclaration de confidentialité
GAVRA BV se réserve le droit de modifier la présente déclaration de confidentialité à tout moment en informant les utilisateurs sur cette page. Nous vous recommandons de consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des changements éventuels. La date du dernier changement est indiquée en bas de page.
Si un utilisateur s’oppose à tout changement de politique, il ne doit pas continuer à utiliser ce site Internet. Il peut demander à GAVRA BV de supprimer les données à caractère personnel. Sauf indication contraire, la politique de confidentialité en vigueur à ce moment-là s’applique à toutes les données à caractère personnel stockées par le responsable du traitement concernant les utilisateurs.
La présente politique a été modifiée pour la dernière fois le 23 novembre 2020.
